ASSISTANT(E) DE DIRECTION - H/F

Description

Missions

• Assister les responsables d'exploitation sur la gestion administrative de l'entreprise et du personnel ;

• Être l'interface entre la direction, la société mère, (dont services supports : comptabilité, contrôle de gestion et les ressources humaines ...) et les différents établissements de l'entreprise ;

• Etre un relais d'information et de communication auprès des services internes et des intervenants extérieurs.

Activités

Assurer le secrétariat de direction

• Préparer les ordres du jour et assister aux réunions du Comité de Direction pour établissement des comptes-rendus (en collaboration avec les resp. d'exploitations, DAF et Président) ;

• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs ;

• Rédiger les supports internes de la Direction (compte-rendu, notes, ...) ;

• Classement & Archivage des documents et fichiers utiles à la direction ;

• Gérer les déplacements des responsables d'exploitations ;

• Organiser les événements société ;

• Gérer la caisse, chéquiers et les abonnements de la Direction ;

• Etre l'interlocuteur des assureurs, pour assurer véhicules, les déclarations de sinistres (hors transports logistique) ;

• Assurer l'accueil des visiteurs, le standard et la gestion du courrier ;

• Gérer les services généraux

Assurer la gestion administrative du personnel

• Transmettre les éléments variables de paie en relation avec le prestataire et les services support Scamark

• Prendre en charge les relations avec les organismes de santé : CPAM, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, ... ;

• Organiser le suivi médical du personnel (convocations des salariés, mise à jour tableaux de bord, collecte des justificatifs ...) ;

• Déclarer les accidents du travail, trajets et suivi des dossiers de maladie professionnelle, invalidité ;

• Gérer les contrats intérim, valider la facturation en cohérence avec les justificatifs de présence, suivre les demandes d'avoirs ;

• Mettre en oeuvre la politique qualité et actualiser les indicateurs RH et revue de processus.

Formation

• Mettre en oeuvre et assurer le suivi du Plan de Formation du personnel élaboré à partir de la politique, des orientations et des projets définis par la direction

Institutions représentatives du personnel

• Préparer, assister aux réunions CSE et HSCT et établir les comptes-rendus en collaboration avec les responsables d'exploitation, le président et la DRH ;

• Gérer la partie administrative des élections des représentants du personnel, avec l'appui de la DRH.

Type d'interlocuteurs :

• Le personnel et les managers des 2 sites ;

• Les membres du Comité de Direction ; La DRH ; Les prestataires (organismes de formation, Médecine du travail ...) ; Le prestataire de paye CEGEDIM ; Le service comptable, et le contrôle de gestion de Scamark ; Les clients ; Les visiteurs .

Environnement de travail : 40h/semaine

Profil

Formation :

• Formation généraliste Bac + 2 (BTS Secrétariat de direction ou Assistant(e) PME/PMI) ou équivalent.

• Expérience de 5 ans minimum sur des tâches équivalentes (assistanat de direction et gestion du personnel).

Compétences techniques 

• Suivi administratif et mise à jour de bases de données et d'indicateurs ;

• Connaissances dans la gestion administrative du personnel ;

• Aisance rédactionnelle ;

• Mise en page de documents et supports de communication ;

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack office et idéalement environnement GOOGLE (navigateur Internet, drive...) ;

• La connaissance de SAP, serait un plus.

Personnalité - Qualités recherchés

• Rigueur ; Dynamisme et réactivité ; Organisation ; Goût pour les tâches administratives ; Discrétion et réserve ; Autonomie ; Qualités relationnelles ; Sens du service ; Adhésion aux valeurs de l'entreprise.

Rattachement hiérarchique : L'assistant(e) de direction est rattaché(e) aux responsables d'exploitation des sites (Laqueuille et Saint-Diéry), du Président et travaille en collaboration et selon directives de la DRH. 

Date d'embauche souhaitée : Le plus tôt possible

Mieux nous connaitre

Filiale de SCAMARK, Aquamark a pour objectif d'embouteiller, pour les magasins de l'enseigne E.LECLERC, de l'eau de source et minérale en Marque distributeur (qualitatives et économiques). 

Descriptif global de l'entité : année de création : 2005 - coeur de métier : industrie d'embouteillage.

La société AQUAMARK est composée de 2 sites :

Une unité de production d'eau de source de Montagne qui est implantée à Laqueuille (63820) depuis septembre 2005.

4 lignes de conditionnement :

• L1 : ligne 1.50L, 1L cadence (27 200 bouteilles/h)

• L2 : ligne multi format 1.50L,1L, 0.75L, 0.50L et 0.33L, cadence (13 600 bouteilles/h)

• L3 : ligne gros volume : 3L, cadence (4800 bouteilles/h), 5L avec une cadence de (4000 bidons/h) et 8L avec une cadence (3200 bidons/h) 

• L4 : ligne multi format 1.5l, 1L et 0.5l, cadence  (2000 bouteilles/h)

Et une unité de production d'eau minérale gazeuse implantée à Saint-Diéry (63320) acquise en 2013  (1 ligne de conditionnement et souffleuse / format 1.25L et 0.5L)

Deux sites, une cinquantaine de collaborateurs sur le site de Laqueuille, et neuf à Saint-Diéry, une quinzaine de métiers différents. Travail en journée, 3*8, et Week-end à titre exceptionnel.

Effectif actuel : 55 personnes - 46 à Laqueuille et 9 à ST-Diéry

Pourquoi rejoindre notre entité (bénéfices collaborateurs) :

• Intégrer la 1ère enseigne de distribution française en travaillant pour un site industriel défendant  les valeurs E. LECLERC

• Evoluez dans un environnement de qualitéEntreprises situées au sein du Parc Régional des Volcans d'Auvergne, et entreprises à taille humaine.

• Développez ses compétences,Aquamark développe la polyvalence de ses collaborateurs

Les adhérents du Mouvement E.Leclerc, entrepreneurs indépendants, partagent une même mission : permettre à chacun de vivre mieux en dépensant moins, grâce à des initiatives innovantes et responsables, en pratiquant les prix les plus bas à qualité comparable. Faire partie de l'enseigne E.LECLERC, c'est intégrer une fédération d'entreprises dynamiques, en croissance et qui se démarquent autant par leur mode de fonctionnement que par leur capacité à innover et à bouleverser les idées reçues.